Behandling av sökandes personuppgifter

Carlsberg Sverige AB, Box 3040, 16903 Solna / Carlsberg Supply Company Sverige AB, Box 164, 311 22 Falkenberg (”Carlsberg”) har utarbetat detta meddelande om uppgiftsskydd (”Meddelande”) för sökanden till tjänster inom Carlsberg. Syftet med detta meddelande är att ge dig information om hur Carlsberg samlar in, behandlar, lagrar och på annat sätt använder uppgifter om dig och om dina rättigheter avseende dessa uppgifter.

Carlsberg behöver behandla dina personuppgifter för att kunna behandla din ansökan om anställning. Det finns också lagstadgade krav vi behöver följa i samband med din ansökan.

Vi kan behöva begära ditt specifika och/eller uttryckliga samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter på ett visst sätt och under vissa omständigheter, exempelvis som att genomföra bakgrundskontroller innan du påbörjar en anställning hos oss för att möjliggöra för relevanta tredje parter att lämna ut information om dig som en del av dessa kontroller.

Även om vi efterfrågar ditt samtycke i förhållande till vissa bakgrundskontroller bör du vara medveten om att i de flesta fall kommer vi att behandla dina personuppgifter för skäl som anges i detta Meddelande och det kommer inte att vara lämpligt eller nödvändigt för dig att ge ditt samtycke.

I detta dokument avser ”Carlsberg”, ”vi” eller ”oss” den Carlsberg-enhet som du ansöker om arbete hos. Dessutom görs ett antal hänvisningar till ”Carlsberg-koncernen” vilket avser alla andra Carlsberg-enheter globalt.  (Uppgifter om dessa kan erhållas från vår personuppgiftsansvarige via e-post gdpr@carlsberg.se).

Vi kan komma att uppdatera detta dokument från tid till annan, exempelvis om vi inför nya system eller processer som involverar användningen av personuppgifter.

”GDPR” refererar till EU:s nya dataskyddsförordning General Data Protection Regulation som reglerar dina rättigheter avseende dina personuppgifter och hur organisationer måste skydda dessa.

Vilken typ av personuppgifter samlar Carlsberg in om mig och varför använder Carlsberg dessa?

”Personuppgifter” innebär alla uppgifter som direkt eller indirekt berör dig. Carlsberg kommer att samla in, behandla och använda följande typer av personuppgifter (tillsammans benämnt ”uppgifter om sökanden”):

• Identifieringsuppgifter såsom namn, medborgarskap, passuppgifter, körkortsuppgifter, personnummer, uppgifter om sjukförsäkring och statlig pension samt skattesats
• Personlig information såsom födelsedatum och födelseort, kontaktuppgifter vid olycka samt kön
• Kontaktuppgifter såsom adress, telefonnummer och e-postadress
• Utbildning och arbetslivserfarenhet såsom kontaktuppgifter till din nuvarande/tidigare arbetsgivare, uppgifter om din utbildningsbakgrund, din arbetslivserfarenhet och andra erfarenheter
• Andra uppgifter om sökanden såsom uppgifterna i din ansökan/CV
• Uppgifter som samlas in som en del av intervjuprocessen såsom anteckningar från intervjun eller uppgifter tillhandahållna från rekryteringsföretag
• Uppgifter från bakgrundskontroll såsom uppgifter som erhållits från referenskontroller och bekräftelse av din yrkes- och utbildningsmässiga bakgrund

Vi samlar in och använder dessa uppgifter om sökanden av olika anledningar i samband med din ansökan om en tjänst hos oss (”ändamål”) vilka vi har listat nedan med exempel på relevanta uppgifter:

• Administrera och behandla din ansökan (inklusive behandling av ett jobberbjudande om du skulle bli utvald) vilket innebär behandling av identifieringsuppgifter, kontaktuppgifter, information om dina kvalifikationer och tidigare anställningar samt uppgifter som erhållits från intervju och uppgifterna i ditt CV
• Bedömning av din lämplighet för den tjänst du ansökt om vilket innefattar behandling av identifieringsuppgifter, kontaktuppgifter, uppgifter om din arbetslivserfarenhet och utbildning, uppgifter som erhållits från intervju och uppgifterna i ditt CV
• Utföra bakgrundskontroller som en del av din ansökan vilket innefattar behandling av identifieringsuppgifter, kontaktuppgifter, uppgifter om dina kvalifikationer och tidigare anställningar
• Följa tillämpliga lagar och anställningsrelaterade krav tillsammans med administreringen av dessa krav, såsom inkomstskatt, försäkringsavdrag och arbetsrättsliga och migrationsrättsliga lagar som innebär behandling av identifieringsuppgifter och kontaktuppgifter
• Övervakning och säkerställande av efterlevnaden av tillämpliga policies, förfaranden och lagar som innefattar behandling av dina identifierings- och kontaktuppgifter, inklusive upprätthållandet av ett visselblåsarsystem.
• Kommunikation med dig, andra Carlsberg-anställda och tredje parter inklusive att informera dig om framtida möjligheter hos Carlsberg (t.ex. affärspartner, leverantörer, kunder eller regeringstjänstemän) inklusive kommunikation om framtida anställningsmöjligheter som innebär behandling av identifierings- och kontaktuppgifter
• Svara på och efterleva begäranden och juridiska krav från tillsynsmyndigheter eller andra myndigheter inom eller utanför ditt hemland som innebär behandling av identifierings- och kontaktuppgifter
• Uppfylla företagets ekonomiska ansvar inklusive revisionskrav och kostnads-/budgeteringsanalys och kontroll vilket innebär behandling av identifieringsuppgifter, kontaktuppgifter, uppgifter om den tjänst du har ansökt om inklusive lön och förmåner beträffande tjänsten

Utöver ovanstående samlar Carlsberg in, behandlar och använder följande särskilda typer av personuppgifter som vi betecknar som ”känsliga uppgifter om sökanden”:

• Hälsorelaterade och medicinska uppgifter (om tillämpligt) d.v.s. uppgifter om funktionshinder för att tillgodose din ansökan och intervju samt efterlevnad av rättsliga skyldigheter.

Varför behöver Carlsberg samla in, behandla och använda uppgifter om sökanden och känsliga uppgifter om sökanden?

Carlsberg behöver både uppgifter om sökanden och känsliga uppgifter om sökanden för att genomföra olika typer av aktiviteter i samband med din ansökan om en tjänst hos oss och för att Carlsberg ska efterleva de skyldigheter som är kopplade till rekryteringsprocessen och till Carlsberg som företag.

Vi är skyldiga att förklara de rättsliga grunderna till att vi samlar in, behandlar och använder uppgifter om sökanden och känsliga uppgifter om sökanden.

Beträffande uppgifter om sökanden är våra rättsliga grunder:

• efterlevnad av rättsliga skyldigheter i synnerhet inom arbetsrätt, social trygghets- och skyddslagstiftning, dataskyddslagstiftning, skattelagstiftning och företags efterlevnad av lagar och regler, Carlsbergs berättigade intressen, Carlsbergs anslutna företag eller andra tredje parter (t.ex. befintliga eller potentiella affärspartner, leverantörer, kunder, slutkunder, statliga organ eller domstolar), ditt samtycke, när tillämpligt, uppfyller kraven i dataskyddsförordningen och har erhållits separat, skydd av vitala intressen hos dig eller annan individ, utförande av uppgift som utförs i allmänhetens intresse eller rättsligt grundat myndighetsutövande av Carlsberg.

Beträffande känsliga uppgifter om sökanden är våra rättsliga grunder:

• uttryckligt samtycke som tillåts enligt lokal dataskyddslagstiftning, uppfyllandet av de skyldigheter och utövandet av Carlsbergs särskilda rättigheter eller dina inom området arbetsrätt och social trygghets- och skyddslagstiftning som tillåts enligt lokal dataskyddslagstiftning och/eller kollektivavtal, skydd av vitala intressen hos dig eller annan individ där du fysiskt eller juridiskt inte kan ge samtycke, offentliga uppgifter som uppenbart offentliggjorts av dig, etablering, utövande eller försvar av rättsliga anspråk eller där domstolar agerar i sin rättskipande funktion, betydande allmänintresse, som tillåts enligt lokal lagstiftning om uppgiftsskydd, bedömning av en anställds arbetsförmåga som tillåts enligt lokal lagstiftning om uppgiftsskydd.

Berättigade intressen hos Carlsberg eller tredje parter kan innefatta:

• Att bedöma din lämplighet för anställning/samarbete med Carlsberg
• Införande och drift av en koncernövergripande organisationsstruktur och ett koncernövergripande informationsutbyte
• Förebyggande av bedrägeri, missbruk av företags IT-system eller penningtvätt
• Upprätthållande av vår Speak Up-policy
• Fysisk säkerhet, IT- och nätverkssäkerhet
• Interna utredningar

När vi behandlar dina personuppgifter på grundval av berättigade intressen kommer vi att balansera det berättigade intresset hos oss och/eller relevant tredje part mot ditt intresse och grundläggande rättigheter och friheter i samband med skyddet av dina personuppgifter för att säkerställa att det är lämpligt för oss att förlita oss på berättigade intressen samt att identifiera de eventuella ytterligare åtgärder vi måste vidta för att uppnå rätt balans.

För att säkerställa att ändamålen med uppgiftsbehandlingen uppnås, kan dina uppgifter komma att lämnas ut till någon av enheterna inom Carlsbergs nätverk. När vi lämnar ut uppgifter är det vår policy att begränsa de kategorier av personer som har tillgång till dessa personuppgifter.

Carlsberg får överföra personuppgifter till tredje part, inbegripet enheter inom och utanför Carlsberg-koncernen i någon jurisdiktion där Carlsberg-koncernens enheter finns för följande behandlingsändamål:

• Inom Carlsberg-koncernen. Då Carlsberg-enheten du ansöker om arbete hos är en del av en större koncern med huvudkontor i Danmark och med enheter i flera regioner kan Carlsberg överföra uppgifter om sökanden samt känsliga uppgifter om sökanden, eller tillåta tillgång till sådana uppgifter, till andra enheter inom Carlsberg-koncernen och chefer inom Carlsberg-koncernen vilka kan använda, överföra och behandla uppgifterna för följande ändamål: förmedla information om Carlsberg-koncernen, övervaka och säkerställa överensstämmelse med tillämpliga policyer, förfaranden och lagar och för att bemöta förfrågningar och rättsliga krav från tillsynsmyndigheter och andra myndigheter.
• Tillsynsmyndigheter, myndigheter och andra tredje parter. När nödvändigt för de ovanstående behandlingsändamålen kan personuppgifter överföras till tillsynsmyndigheter, domstolar och andra myndigheter (t.ex. skattemyndighet och brottsbekämpande myndigheter), oberoende externa rådgivare (t.ex. revisorer), Carlsbergs försäkringsleverantörer, leverantörer av pensioner och förmåner och interna grupper för efterlevnad och utredningar (inklusive externa rådgivare utsedda till att utföra interna utredningar).
• Personuppgiftsbiträde. När nödvändigt för de ovanstående behandlingsändamålen kan personuppgifter komma att lämnas ut till en eller flera tredje parter, oavsett om anslutna eller icke-anslutna, för att behandla personuppgifter under lämpliga instruktioner (”personuppgiftsbiträde”). Personuppgiftsbiträdet får utföra uppgifter i samband med rekrytering, personaladministration, support och underhåll av IT-system, löner och ersättning, utbildning, efterlevnad och andra aktiviteter och omfattas av avtalsförpliktelser som innebär att lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder ska genomföras för att skydda personuppgifterna samt att personuppgifterna endast ska behandlas enligt instruktion.

För en fullständig lista över Carlsberg-koncernens enheter och tredje parter med vilka vi kan komma att dela dina uppgifter, kontakta oss enligt nedan.

Några av mottagarna som vi kan komma att lämna ut uppgifter om sökanden och känsliga uppgifter om sökanden till kan finnas i länder utanför Europa. I vissa fall kan detta omfatta länder utanför den Europeiska unionen och/eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (”EES”).

I vissa mottagande länder finns redan ett adekvat skydd för dessa uppgifter, medan överföringar till andra länder som exempelvis USA skyddas enligt bestämmelser såsom EU-US Privacy Shield (Integritetsskydd mellan EU och Förenta staterna). I händelse av överföringar till Carlsberg-enheter utanför EES kommer dock Carlsberg vara bunden av EU:s standardklausuler för dataskydd (enligt artikel 46.2 c GDPR) vilka Europeiska kommissionen bedömer ger ett tillräckligt skydd för personuppgifter och således säkerställer att dina uppgifter är skyddade på ett adekvat sätt.

Om mottagarna finns i länder utan adekvat skydd av personuppgifter kommer Carlsberg vidta alla nödvändiga åtgärder för att säkerställa att överföringar utom EES skyddas på ett tillräckligt sätt i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Detta inbegriper användandet av lämpliga skyddsåtgärder såsom EU:s standardklausuler för dataskydd. Du kan begära en kopia på de lämpliga skyddsåtgärderna genom att kontakta oss enligt nedan (”Vem kan jag kontakta?”).

Hur länge behåller Carlsberg personuppgifter?

Det är vår policy att inte behålla personuppgifter längre än nödvändigt. Vi kan exempelvis behålla dina personuppgifter under en rimlig tid efter det att ansökningsprocessen har slutförts om vi har framtida arbetstillfällen som vi anser vara lämpliga för dig. Om personuppgifter behålls, fastställs denna period enligt gällande lokal lagstiftning, vilket i Sverige innebär att vi behåller dina personuppgifter i 24 månader efter att rekrytering för aktuell tjänst har slutförts. För ytterligare information, kontakta oss enligt nedan.

Vilka rättigheter har jag beträffande mina personuppgifter?

Du har ett antal rättigheter avseende uppgifter om sökanden och känsliga uppgifter om sökanden som berör dig.  Dessa kan variera mellan olika länder men kan sammanfattas i stora drag enligt följande:

(i)          Rätt till tillgång till information

Du har rätt att få veta om vi behandlar personuppgifter om dig och om så är fallet har du rätt att få tillgång till dessa samt information om vilken typ av personuppgifter som behandlas och syftet med behandlingen samt vilka mottagare, eller kategorier av mottagare, det rör sig om. Vi måste dock ta hänsyn till andras intressen, vilket innebär att detta inte är en absolut rättighet.

(ii)        Rätt till rättelse

Du har rätt att få felaktiga eller ofullständiga personuppgifter om dig rättade.

(iii)       Rätt till radering (rätten att bli bortglömd)

Du har rätt att vända dig till oss för att få personuppgifter om dig raderade.

(iv)       Rätt till begränsning av behandling

I vissa fall kan du ha rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter.

(v)        Rätt till dataportabilitet

I vissa fall kan du ha rätt att få ut, i ett strukturerat och allmänt använt samt maskinläsbart format, dina personuppgifter som du har lämnat till oss och du kan ha rätt att överföra dessa uppgifter till en annan enhet.

(vi)       Rätt att göra invändningar och rättigheter avseende automatiserat beslutsfattande

I vissa fall kan du har rätt att, när som helst och mot bakgrund av din situation, invända mot behandlingen av dina personuppgifter inklusive profilering och det kan krävas av oss att vi inte längre behandlar dina personuppgifter.

Vem kan jag kontakta angående detta?
Om du har frågor eller funderingar om detta Meddelande kan du komma i kontakt med rätt person här:

Carlsberg Sverige AB,
Box 3040, 16903 Solna
Telefon 08-757 70 00. E-post gdpr@carlsberg.se
Via denna e-postadress når du även vår personuppgiftesansvarige.

Carlsberg Supply Company Sverige AB,
Box 164, 311 22 Falkenberg
Telefon 08-757 70 00. E-post gdpr@carlsberg.se

Via denna e-postadress når du även vår personuppgiftesansvarige.

Du har också rätt att lämna in ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten som i Sverige är Datainspektionen.